De nieuwe privacy wet

De bestuursleden van de Woonkoepel hebben zich uitgebreid laten informeren over de nieuwe privacywet, oftewel de algemene verordeninggegevensbescherming (AVG) zoals die met ingang van 25 mei 2018 van kracht is in alle lidstaten van de EU.

Met de nieuwe wet gaat de huurdersbelangenvereniging ook haar gegevens beschermen. Op de Algemene ledenvergadering van 19 april 2018 wordt dit agendapunt, aan de leden voorgelegd.

Verder is het voornemen om bij interne verslagverwerking (notulen e.a) de namen van indieners te noemen.
Voor de openbare weergave van notulen en verslagen die per post verstuurd worden, of op deze website worden gepubliceerd,
worden de namen om privacyredenen niet genoemd, maar aangeduid als, een lid, of meneer of mevrouw (met de vermelding naam bij de Woonkoepel / redactie bekend)

Met de behandeling van de verwerkingsovereenkomst gaan we op korte termijn in overleg met verhuurder. Onze leden zijn tenslotte ook huurders van de corporatie SWZ waardoor sommige gegevens onder strikte voorwaarden voortvloeiend uit de AVG raakvlakken met elkaar hebben. De ledenadministratie van de Woonkoepel bevat namelijk dezelfde gegevens als het huurdersbestand van SWZ. 
Met het oog daarop is binnen de Woonkoepel bestuurslid Martin Verdoorn aangesteld als functionaris voor de gegevens- bescherming (FG)

Hieronder staat de complete algemene tekst die het stappenplan bevat dat in grote lijnen voor de Woonkoepel van toepassing is
bron: autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Klik hier voor nog meer informatie 

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

Wat verandert er?

De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.

Wat kan ik doen?

Als organisatie kunt u nu alvast stappen ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. Om u hierbij te helpen, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de 10 belangrijkste stappen voor u op een rijtje gezet. In het grote AVG-dossier op de website van de AP vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen.

STAP 1: BEWUSTWORDING
Zorg ervoor dat de relevante mensen in uw organisatie (zoals beleidsmakers) op de hoogte zijn van de nieuwe privacyregels. Zij moeten inschatten wat de impact van de AVG is op uw huidige processen, diensten en goederen en welke aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen. Houd er rekening mee dat de implementatie van de AVG veel kan vragen van de beschikbare menskracht en middelen en begin er daarom op tijd mee.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt instrumenten die u kunnen helpen om de AVG na te leven. Zoals de website hulpbijprivacy.nl en de AVG-regelhulp. Maar ook guidelines die zijn opgesteld samen met de andere privacytoezichthouders in Europa.

Bedenk dat de AP uw organisatie sancties kan opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van uw wereldwijde omzet als u zich niet aan de nieuwe privacywetgeving houdt.

STAP 2: RECHTEN VAN BETROKKENEN
Onder de AVG krijgen de mensen van wie u persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde privacyrechten. Zorg er daarom voor dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen.

Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie
en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet u ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.

Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop u met hun gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

STAP 3: OVERZICHT VERWERKINGEN
Breng uw gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens u verwerkt en met welk doel u dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie u ze deelt.

Onder de AVG heeft u een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat u moet kunnen aantonen dat uw organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht.

U kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij u vragen hun gegevens te corrigeren of verwijderen, moet u dit doorgeven aan de organisaties waarmee u hun gegevens heeft gedeeld.

STAP 4: DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT
Onder de AVG kunt u verplicht zijn een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.

U moet een DPIA uitvoeren als uw beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. U kunt nu alvast inschatten of u straks DPIA’s moet uitvoeren en hoe u dit dan gaat aanpakken.

Komt straks uit een DPIA naar voren dat uw beoogde verwerking een hoog risico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de AP overleggen voordat u met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd. De AP beoordeelt dan of de voorgenomen verwerking in strijd is met de AVG.

Is dit het geval, dan ontvangt u een schriftelijk advies van de AP.

STAP 5: PRIVACY BY DESIGN & PRIVACY BY DEFAULT
Maak uw organisatie nu al vertrouwd met de onder de AVG verplichte uitgangspunten van privacy by design en privacy by default en ga na hoe u deze beginselen binnen uw organisatie kunt invoeren.

Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat u niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. En dat u de gegevens niet langer bewaart dan nodig.

Privacy by default houdt in dat u technische en organisatorische maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat u, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het speci eke doel dat u wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:

• een app die u aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registeren als dat niet nodig is; • op uw website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
  • als iemand zich op uw nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.

STAP 6: FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING
Onder de AVG kunnen organisaties verplicht zijn om een functionaris voor de gegevens- bescherming (FG) aan te stellen. Bepaal nu alvast of dit voor uw organisatie geldt.
Zo ja, wacht dan niet te lang met het werven van een FG. Uiteraard mag uw organisatie ook vrijwillig een FG aanstellen.

STAP 7: MELDPLICHT DATALEKKEN
De meldplicht datalekken blijft onder de AVG grotendeels hetzelfde. De AVG stelt wel strengere eisen aan uw eigen registratie van de datalekken die zich in uw organisatie hebben voorgedaan. U moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP kunnen controleren of u aan de meldplicht heeft voldaan. Dit gaat verder dan de huidige protocolplicht uit de Wbp, die alleen betrekking heeft op de gemelde datalekken.

De Europese privacytoezichthouders hebben in oktober 2017 guidelines gepubliceerd over de meldplicht datalekken onder de AVG. Deze guidelines zijn nog niet definitief, maar staan open voor publieke consultatie. Wanneer de guidelines definitief zijn, kunnen wij u volledig informeren over de meldplicht datalekken onder de AVG.

STAP 8: VERWERKERSOVEREENKOMSTEN
Heeft u uw gegevensverwerking uitbesteed aan een verwerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met uw verwerkers nog steeds toereikend zijn. En of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten stelt. Zo niet, breng dan tijdig noodzakelijke wijzigingen aan.

STAP 9: LEIDENDE TOEZICHTHOUDER
Heeft uw organisatie vestigingen in meerdere EU-lidstaten? Of hebben uw gegevens- verwerkingen in meerdere lidstaten impact? Dan hoeft u onder de AVG nog maar met één privacytoezichthouder zaken te doen. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd. Geldt dit voor uw organisatie, bepaal dan onder welke privacytoezichthouder u valt.

STAP 10: TOESTEMMING
Voor sommige gegevensverwerkingen hebt u toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG stelt strengere eisen aan toestemming. Evalueer daarom de manier waarop u toestemming vraagt, krijgt en registreert. Pas deze wijze indien nodig aan. Nieuw is dat u moet kunnen aantonen dat u geldige toestemming van mensen heeft gekregen om hun persoonsgegevens te verwerken. En dat het voor mensen net zo makkelijk moet zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.